De WeFact-gegevens van een klant overnemen
Factureert een klant in WeFact, dan neem je zijn relaties, producten en openstaande facturen in één keer over. Jelto leest alleen. De open posten boek je daarna zelf in de beginbalans.
Stappen
Vraag de klant om het IP-adres van Jelto toe te voegen in WeFact onder Instellingen › API.
Vraag de klant om de beveiligingscode van de API.
Ga naar Overstappen van de klant en kies WeFact koppelen….
Plak de beveiligingscode bij Beveiligingscode en kies Koppelen.
Wacht tot de relaties, producten en open posten te zien zijn.
Kies bij Open posten op de datum van de beginbalans, als er meer datums zijn.
Vul bij elke deelbetaling in wat er op die datum openstond.
Controleer de koers bij een factuur in een andere valuta, of vul hem in.
Kijk de btw-codes van WeFact na onder Btw-codes in WeFact.
Kies Overnemen en daarna in het venster nog een keer Overnemen.
Vul onder Eindsaldibalans … invoeren de saldi aan en boek.
Wat Jelto zelf doet
- Het IP-adres van Jelto staat in het venster WeFact koppelen.
- Jelto bewaart de beveiligingscode versleuteld en toont alleen de laatste vier tekens.
- Relaties koppelt Jelto op KvK-nummer, daarna btw-nummer en daarna naam.
- Een veld dat de klant zelf invulde of wiste, overschrijft Jelto niet.
- Een btw-nummer uit WeFact staat op niet gecontroleerd tot iemand VIES controleert.
- Jelto volgt de btw-instelling van WeFact per code via één vaste tabel.
- Rubriek 1a wordt V1, 1b wordt V2, 1e wordt V3 en 1e verlegd wordt V4.
- Rubriek 3a en 3b gaan naar jou. WeFact zegt niet betrouwbaar of het goederen of diensten zijn.
- Producten met zo'n btw-code neemt Jelto niet over.
- Een open post is wat op de datum van de beginbalans openstond, niet wat nu openstaat.
- Een factuur die later volledig is betaald, staat erin voor het hele bedrag.
- Die latere betaling komt via de bank in Jelto binnen en wordt daarop afgeletterd.
- Een factuur die op of vóór die datum volledig betaald was, valt weg.
- WeFact geeft de dag van volledige betaling. Een deelbetaling heeft geen datum en geen geschiedenis.
- Daarom stelt Jelto bij een deelbetaling het hele bedrag voor en bevestig jij het bedrag.
- Een creditfactuur die openstond, wordt een negatieve post en hoort bij de factuur die erin genoemd wordt.
- Een factuur in een andere valuta krijgt het bedrag in die valuta en de ECB-koers van de factuurdatum.
- Na de start staat het totaal naast de debiteuren in de beginbalans, met het verschil.
- Nog een keer overnemen voegt niets dubbel toe.
Als het anders loopt
WeFact laat Jelto nog niet toe
Het IP-adres van Jelto staat niet op de lijst in WeFact. Laat de klant het toevoegen.
WeFact weigert de beveiligingscode
De code is verkeerd gekopieerd of vervangen. Vraag de klant om de huidige code.
De klant is halverwege het jaar overgestapt
Kies Proefbalans invoeren. De open posten uit WeFact staan dan in dat formulier.
Het totaal sluit niet aan op de debiteuren
Kijk welke factuur verschilt. Vaak is het een deelbetaling of een koers.
Facturen van na de beginbalans
Die neemt de overstap niet over. De koppeling op Bank › Koppelingen haalt ze op en boekt ze. Dezelfde beveiligingscode werkt voor allebei.